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Cosa rende eccellente un partner per eventi sportivi?
Un partner specializzato in eventi sportivi dovrebbe essere in grado di gestire l’intera esperienza degli ospiti durante un grande evento sportivo, dall’accreditamento, il viaggio e l’alloggio al trasporto a terra, i servizi VIP, l’ospitalità e la consegna in loco.
Per i marchi globali, la sponsorizzazione di un grande evento sportivo crea l’opportunità di costruire relazioni, premiare clienti e dipendenti, coinvolgere i partner e creare esperienze memorabili. Ma dietro quell’esperienza si nasconde un’operazione complessa.
Centinaia di ospiti possono arrivare da paesi diversi. La disponibilità degli hotel può essere estremamente limitata. L’accreditamento e l’assegnazione dei biglietti hanno scadenze rigorose. I VIP richiedono un supporto personalizzato, mentre i programmi, le condizioni di trasporto e i requisiti dell’evento possono cambiare con breve preavviso.
Il partner giusto per gli eventi sportivi mette insieme tutti questi elementi, offrendo al team di sponsorizzazione un unico punto di coordinamento esperto e permettendo agli ospiti di concentrarsi sull’esperienza piuttosto che sulla logistica.
Gestire l’accreditamento dall’inizio alla fine
L’accreditamento è una delle parti più importanti per la realizzazione di un importante programma di sponsorizzazione sportiva.
Ospiti diversi possono richiedere diversi livelli di accesso, mentre gli organizzatori spesso impongono processi, scadenze e requisiti informativi rigorosi. Gestire tutto questo manualmente per centinaia di partecipanti può diventare complicato in poco tempo.
Un partner per eventi sportivi dovrebbe essere in grado di coordinare l’intero processo di accreditamento, tra cui:
- Raccogliere informazioni accurate sugli ospiti
- Gestire le scadenze per l’invio
- Assegnare biglietti e accessi all’ospitalità
- Monitorare lo stato dell’accreditamento
- Gestire le modifiche degli ospiti
- Distribuire le informazioni in modo chiaro
- Coordinarsi con gli organizzatori dell’evento e i titolari dei diritti
ATPI ha una vasta esperienza nella gestione di questi requisiti in occasione di grandi eventi sportivi. Attraverso il suo lungo lavoro di supporto ai partner ufficiali della UEFA, il team gestisce le assegnazioni degli ospiti, l’accesso all’ospitalità, i processi di accreditamento e la distribuzione dei biglietti, garantendo al contempo il rispetto dei requisiti.
Per un Responsabile delle Sponsorizzazioni, questo significa meno tempo dedicato a rincorrere i singoli dettagli e una maggiore sicurezza che gli ospiti giusti abbiano l’accesso corretto al loro arrivo.
Conoscere la città ospitante prima dell’arrivo degli ospiti
Ogni grande evento sportivo crea una sfida logistica diversa.
Aeroporti, capacità alberghiera, accesso allo stadio, restrizioni al traffico, zone di sicurezza e luoghi di ospitalità variano tutti da una destinazione all’altra. Un modello che ha funzionato con successo a Londra potrebbe dover essere completamente diverso a Parigi, Istanbul o in un’altra città ospitante.
Questo rende la ricerca sulla destinazione una parte essenziale della pianificazione.
Un team specializzato dovrebbe capire:
- Quali aeroporti utilizzeranno gli ospiti
- Dove si trovano gli hotel adatti
- Tempi di percorrenza tra le località chiave
- Punti di accesso alla sede e all’ospitalità
- Infrastruttura di trasporto locale
- Restrizioni al traffico e alla sicurezza
- Modelli appropriati di arrivo e partenza
- Fornitori locali e partner operativi
I team Events di ATPI iniziano ad analizzare le destinazioni ospitanti molto prima del viaggio degli ospiti, esaminando tutto, dall’inventario degli hotel e la capacità degli aeroporti ai percorsi di trasporto, le zone di sicurezza e l’accesso allo stadio.
Questa conoscenza locale informa quindi l’intero viaggio dell’ospite, invece di lasciare che i singoli fornitori operino in isolamento.
Garantire l’alloggio quando la disponibilità è sotto pressione
La disponibilità degli hotel può diventare una delle sfide più grandi durante un grande evento sportivo.
Sponsor, squadre, organi di governo, organizzazioni mediatiche, funzionari e tifosi competono tutti per la disponibilità, spesso anni prima che l’evento abbia luogo.
Cercare semplicemente online una volta confermata la lista degli ospiti potrebbe essere troppo tardi.
Un partner esperto in eventi sportivi può utilizzare relazioni consolidate con gli hotel, potere d’acquisto e conoscenza della destinazione per identificare alloggi adatti e negoziare la disponibilità con largo anticipo.
Questa capacità diventa particolarmente preziosa quando una città sembra essere al completo.
Per la finale di UEFA Champions League a Londra, ATPI ha supportato Just Eat Takeaway.com con un programma che ha coinvolto numerosi VIP e partner. Nonostante la domanda estremamente elevata, la rete di ATPI ha aiutato a garantire alloggi che soddisfacessero i requisiti dello sponsor, mentre il team più ampio gestiva viaggi, trasferimenti, accreditamento ed esperienza degli ospiti.
L’Hotel Desk specializzato di ATPI supporta anche requisiti complessi di alloggio per gruppi e ha esperienza nel rispondere quando le destinazioni dei grandi eventi cambiano con breve preavviso.
Offrire a VIP, sponsor e media il giusto livello di servizio
Le persone che partecipano a un programma di sponsorizzazione raramente sono un gruppo di viaggio standard.
Possono includere:
- Clienti senior e dirigenti
- Partner commerciali
- Vincitori di concorsi
- Influencer e creatori
- Rappresentanti dei media
- Emittenti televisive
- Dipendenti
- Ospiti VIP
Ogni gruppo può avere aspettative e requisiti operativi diversi.
Un alto dirigente può richiedere un trasferimento aeroportuale privato e un itinerario altamente flessibile. Un team mediatico può lavorare in base ai programmi di produzione e trasportare attrezzature specializzate. Un cliente invitato può aver bisogno di guida in una destinazione sconosciuta.
Un servizio personalizzato e attento può includere accoglienza, itinerari personalizzati, contatti dedicati, trasporto executive, alloggi premium e supporto in tempo reale in caso di cambiamenti di programma.
Durante Parigi 2024, ATPI ha supportato atleti e organizzazioni sportive insieme a sponsor e ospiti dell’ospitalità, gestendo al contempo i viaggi nazionali e la logistica per media, funzionari e personale di supporto. ATPI ha inoltre realizzato 15 programmi di ospitalità in 18 giorni per On Location.
Questa ampiezza di esperienza è importante perché i grandi programmi di sponsorizzazione sportiva si collocano sempre più all’intersezione tra viaggi, eventi, ospitalità e media.
Collegare il viaggio con l’esperienza di ospitalità
Per l’ospite, l’evento sportivo è solo una parte dell’esperienza complessiva.
Il viaggio può iniziare con un invito e continuare attraverso voli, soggiorni in hotel, eventi di benvenuto, esperienze nella destinazione, programmi di ospitalità, l’evento sportivo stesso e il viaggio di ritorno a casa.
Un partner specializzato dovrebbe essere in grado di collegare queste fasi invece di trattarle come singole transazioni.
ATPI ha progettato e realizzato programmi di ospitalità sportiva in occasione di grandi eventi, tra cui le finali di UEFA Champions League e i Giochi Olimpici. Il suo lavoro per Heineken in occasione di una finale di Champions League ha incluso viaggi internazionali, alloggio, esperienze nella destinazione, trasporti dedicati e ospitalità il giorno della partita per 1.200 ospiti.
È qui che l’esperienza nei viaggi sportivi e negli eventi si unisce.
L’obiettivo non è semplicemente portare gli ospiti alla partita. È creare un’esperienza che rifletta il marchio dello sponsor e renda più significativo il suo investimento nell’evento.
Combinare persone esperte con una tecnologia affidabile
La tecnologia è essenziale quando devono essere coordinati centinaia di ospiti, prenotazioni, camere d’albergo, trasferimenti e dettagli del programma.
Ma la tecnologia da sola non garantisce il successo di un evento sportivo.
Il modello più forte combina una fonte centrale di informazioni affidabili con persone esperte che sanno come usarle e cosa fare quando le circostanze cambiano.
ATPI EventsHub riunisce registrazioni, logistica di viaggio, comunicazioni con gli ospiti e informazioni in tempo reale all’interno di un’unica piattaforma. Gli organizzatori possono gestire voli, hotel, trasferimenti e disponibilità mantenendo la visibilità sul programma degli ospiti.
Dietro questa tecnologia ci sono specialisti di eventi in grado di risolvere problemi, coordinare i fornitori e rispondere sul campo.
Questa competenza umana diventa particolarmente importante in ambienti sportivi ad alta pressione dove un imprevisto può avere un effetto immediato sull’esperienza dell’ospite.
I team ATPI hanno lavorato nelle finali di UEFA Champions League, nei Giochi Olimpici e nelle principali competizioni sportive, sviluppando una comprensione della pressione, dei requisiti di sicurezza e delle aspettative che circondano i grandi eventi sportivi.
Cosa dovresti cercare in un partner per eventi sportivi?
Per un importante programma di sponsorizzazione, un partner per eventi sportivi dovrebbe essere in grado di fornire:
- Gestione completa dell’accreditamento e dei biglietti
- Pianificazione dettagliata della città ospitante e della destinazione
- Viaggi internazionali e logistica di gruppo
- Accesso ad alloggi adeguati in destinazioni ad alta richiesta
- Trasporto a terra e operazioni aeroportuali
- Gestione dei viaggi per VIP, sponsor e media
- Progettazione di programmi di ospitalità su misura
- Supporto per eventi in loco
- Tecnologia integrata per ospiti e viaggi
- Specialisti esperti in grado di rispondere quando i piani cambiano
Ancora più importante, questi servizi dovrebbero operare come un unico programma connesso.
Creare sicurezza dietro l’esperienza
I grandi programmi di sponsorizzazione sono progettati per creare momenti che gli ospiti ricordino.
La logistica dietro quei momenti dovrebbe essere quasi invisibile.
I voli arrivano quando devono. Gli ospiti sanno dove andare. Gli hotel sono pronti. L’accreditamento funziona. I trasferimenti arrivano al momento giusto e il supporto è disponibile quando le circostanze cambiano.
Offrire questa semplicità richiede un notevole lavoro dietro le quinte.
Combinando persone specializzate, conoscenza della destinazione, relazioni con i fornitori e tecnologia, un esperto partner per viaggi ed eventi sportivi può farsi carico di questa complessità e dare ai Responsabili delle Sponsorizzazioni la sicurezza che i loro ospiti, il loro programma e, in definitiva, il loro marchio siano in buone mani.
